Event Organizer
Suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.
Orang Even Organizer harus bernyali besar
Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan, dari mulai dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya.
Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau pihak jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu menjadi cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya, apa yang akan kita lakukan? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada tim atau setan? bukankah fotografer dan soundmannya kita yang milih? Bagaimana misalnya dengan event-event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa, misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser musik? Disanalah dituntut nyali yang gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang EO.
3E : Education, Entertainment & Exhibition
Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik, launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah raga dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education, Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki unsur mendidik. Education, Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.
Operasional Proses Pembuatan Event, terbagi tiga tahapan:
1. Tahap pra produksi (planning)
v Menjabarkan ide kreatif dan menuangkannya ke konsep
Ide kreatif atau gagasan awal sangat penting dari setiap anggota memberikan ide tersebut untuk di tuangkan dalam suatu konsep yang kreatif dan menarik.
v Menuangkan konsep tersebut dalam rancangan tertulis
Setelah ide kreatif dari masing – masing personal di tuangkan dalam sebuah konsep, konsep tersebut di buat pada suatu rancangan tertulis guna hasil dari ide kreatif atau gagasan yang tertuang lebih matang dan siap untuk di promosikan atau di perlihatkan pada stakholder.
v Pembentukkan Tim serta Jobdesc
Setelah terbentuknya suatu konsep rancangan yang tertulis, proses berikutnya pembentukkan Tim serta pembagian Jobdesc sangatlah penting, di sini kita dapat menentukan masing – masing anggota tim untuk bekerja sesuai kemampuannya atau kelebihannya, jangan sampai terjadi kesalahan penempatan Jobdesc.
v Promosikan konsep
Jika belum mempunyai stakholder, promosikan ide atau gagasan kreatif yang sudah terancang dalam sebuah konsep yang menarik, agar mendapatkan pemintat baik dari stakholder ataupun pihak sponsor yang tertarik dengan konsep yang sudah dituangkan pada rancangan tulisan.
v Observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll
Setelah tim terbentuk dan masing – masing telah di berikan jobdesc, maka proses berikutnya observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, transportasi, dan sebagainya. Ini sangat perlu di lakukan sebelum masuk pada tahap produksi, pihak event organizer harus observasi terlebih dahulu guna mengetahui apa saja kendala atau pun yang harus di persiapkan nanti pada saat produksi berlangsung, biar konsep yang tertuang tadi terlihat menarik dan memuaskan stakholder.
v Menentukan pihak – pihak yang terlibat (pengisi acara)
Pihak Event Organizer berhak menentukan para pihak – pihak yang mengisi acara sesuai dengan konsep yang mereka buat, karena jika salah menetukan pengisi acara dalam suatu produksi sangat fatal akibatnya dan kemungkinan pihak stakholder akan kecewa karena tidak sesuai dengan konsep.
v Konfirmasi pada pihak – pihak yang terlibat
Sebelum masuk pada proses produksi, pihak Event Organizer harus memastikan dan mengkonfirmasikan pada pihak – pihak yang terlibat dalam acara tersebut, ini di karenakan jika ada pembatalan kontrak kerja dengan pihak – pihak yang sebelumnya sudah di tentukan maka Event Organizer dapat mencari penggantinya sebelum acara produksi berjalan.
v Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll
Setelah semuanya rampung, maka proses selanjutnya adalah perjanjian dari segi administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, pengisi acara, keamanan, dll. Perjanjian ini di maksudkan agar kontrak kerja yang telah di sepakati di kedua belah pihak tidak ada pengingkaran kontrak atau penyelewengan kontrak kerja sama.
v Membuat Run Down Acara
Hal ini wajib di lakukan, karena run down atau susunan acara harus di buat sesuai konsep yang sudah di rancang agar hasilnya memuaskan.
2. Tahap Produksi
v Teknikal Meeting dengan seluruh pengisi acara
Sebelum memulai produksi, sebaiknya melakukan teknikal meeting terlebih dahulu, guna untuk lebih mempersiapkan segala sesuatunya pada saat produksi berlangsung.
v Teknikal Meeting dengan seluruh kru yang bekerja
Sebelum memulai produksi, sebaiknya teknikal meeting dahulu dengan seluruh kru untuk lebih mempersiapkan segala sesuatu dan berdo’a bersama demi kelancaran produksi nanti.
v Mempertanyakan kesiapan pada pihak keamanan
Pihak event organizer wajib menanyakan kesiapan pihak keamanan sebelum beberapa saat produksi akan di laksanakan, dan meminta pada pihak keamanan untuk lebih mengontrol keamanan agar produksi berjalan sukses sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.
v Proses event digelar sesuai rundown
Proses event yang berlangsug sesuai dengan konsep dan run down yang di persiapkan secara matang.
3. Tahap Pasca Produksi
v Evaluasi
Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. Hal ini sebagai motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreatif dan imajinatif dalam menghasilkan sebuah karya.
v Pembuatan laporan
Pembuatan laporan akhir ini guna mengetahui keseluruhan dari produksi yang telah berjalan, untuk di serahkan pada stakholder
2. Jenis-Jenis Event
-
Event yang dikelola oleh event organizer sangat banyak tergantung jenis-jenis acaranya, berikut ada beberapa jenis event:
a. Event perusahaan, contohnya HUT perusahaan dalam berbagai format acara,employe/ family gathering, peresmian kantor baru, penghargaan pada karyawan
b. Event promosi, contohnya pentas musik oleh sponsor, eksibisi/ pameran produk, variety show oleh sponsor, presentasi produk, launching produk,sampling dan selling, dealer/ costumer gathering
c. Event pribadi, contohnya pesta pernikahan, perayaan ulang tahun, syukuran
d. Event pendidikan, contohnya seminar, symposium, talk show, workshop
e. Event olahraga, contohnya kompetisi olah raga professional, pertandingan olah raga semi pro, aneka lomba dan kompetisi
f. Event seni, contohnya pagelaran seni musik, pagelaran seni tari, pagelaran seni teater, fashion show
g. Event amal, berbagai pagelaran penggalangan dana, lelang untuk penggalangan dana
h. Event publikasi, contohnya konferensi pers, media gathering
Event organizer seolah menjadi partner baru dalam perusahaan. Melalui penggunaan jasa event organizer ini, perusahaan tidak perlu susah lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya. Hubungan sinergi antara event organizer dengan perusahaan adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.
Perusahaan lebih terbantu dengan adanya event organizer, karena mereka memadukan konsep promosi dengan entertainment. Keberadaan event organizer memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan perusahaan.
EO berperan penting dalam pelaksanaan sebuah event, ia menjadi pengatur seluruh unsur pendukung agar acara mampu bersinergi menghasilkan rangkaian acara yang sukses, baik penyelenggaraan maupun tujuan dari event tersebut. EO akan mengatur dan mengawasi banyak orang yang mendukung acara dan keperluan acara agar sesuai dengan konsep yang telah ditentukan.
EO mempersiapkan secara matang keperluan acara mulai lokasi dimana eventakan digelar (out door atau in door), kru artis dan talenta yang digunakan dalam rangkaian event, seperti pembawa acara, penyanyi, band, supporting act seperti penari, pesulap, happening artist, dan lain-lain, juga termasuk pengiring tamu, Sales Promotion Girls (SPG), Sales Promotion Boy (SPB), dan pihak-pihak lainnya yang terlibat dalamevent.
3. Launching Event Dan Pameran
Launching event merupakan event yang dilakukan untuk memperkenalkan dan menginformasikan suatu produk yang baru dikeluarkan oleh perusahaan, organisasi ataupun perorangan. Pameran adalah kegiatan yang menunjukkan sesuatu kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan yang dimiliki sesuatu tersebut (Ruslan, 2006: 239).
Dalam launching produk yang terpenting adalah menginformasikan keuntungan atau kelebihan produk kepada konsumen. Dalam memperkenalkan produk kepada masyarakat bauran promosi menjadi pendukung utama untuk menginformasikan tentang produk.
Pameran merupakan program kegiatan yang dapat memperkenalkan produk ataupun jasa perusahaan kepada masyarakat luas, sehingga pameran dapat dijadikan ajang promosi produk dan jasa perusahaan. Adanya peranan suatu event pameran sebagai sarana kegiatan promosi produk sehingga dapat meningkatkan penjualan dan langsung mendapatkan tanggapan yang baik dari masyarakat atau pengunjung yang ikut serta dalam pameran.
Untuk memamerkan produk dan jasa perusahaan biasanya pameran dilakukan dengan cara menyewa stand atau tempat dan dihiasi semenarik mungkin agar pengunjung yang datang mau melihat dari dekat produk atau jasa perusahaan dengan harapan agar pengunjung lebih mengenal dan kemudian mau mencoba bahkan sampai menggunakan produk atau jasa perusahaan (Yulianti:149).
Secara umum pameran merupakan suatu media promosi dan iklan yang bertujuan untuk memperkenalkan suatu produk atau jasa kepada masyarakat dengan harapan mereka tertarik dan kemudian membelinya.
4. Efektif Pameran
Efektifnya pameran adalah pada sarana komunikasi itu public dapat menyaksikan peragaan proses benda tertentu, dapat bertanya sepuas hatinya, bahkan untuk mencoba benda benda tertentu.
Secara komunikologis, pameran atau exhibition merupakan sarana yang efektif untuk menyebarkan suatu pesan karena bersifat informative dan persuasive. Dalam penelaahannya terhadap keefektifan komunikasi, para ahli komunikasi berpendapat bahwa seseorang akan mengerti secara memuaskan apabila bukan hanya mendengar dan melihat gambarnya, tetapi juga buktinya. pameran sebagai sarana komunikasi mampu membuat publik ingat dan mengerti dengan produk.
Event semakin popular seiring terjadinya pergeseran trend pemasaran kearahcommunity marketing, sehingga perusahaan membutuhkan event sebagai media interaksi langsung dengan komunitasnya. Dalam sebuah event, produk dapat dieksploitasi lebih detail dari kulit hingga bijinya dan dapat dirasakan langsung oleh konsumennya. Dengan kepiawaian orang-orang event organizer sebuah acara yang biasa-biasa saja diolah menjadi tontonan yang menyenangkan dan menghibur (Hafidz, 2007: 3).
Seoang ahli audio visual aid (AVA) bernama Jack Dove mengatakan “Knowledge is absorbed through the five senses, assessed in the following proportions: sight 75 %, hearaing 13%, touch 6%, smell 3%, taste3%”. (pengetahuan diserap melalui panca indera, yang diperkirakan menurut perbandingan sebagai berikut : penglihatan 75%, pendengaran 13%, perabaan 6%, penciuman 3%, dan pencicipan 3%) (Effendi, 2002: 141).
Berdasarkan pendapat Jack Dove itu, khlayak akan memperoleh pengetahuan dari pameran lebih dari 90 % sebab pameran mampu menyajikan pengetahuan yang dapat diserap oleh publik dengan hampir semua panca indera.
Publik pengunjung pameran akan melihat, mendengar, meraba, mencium bahkan mungkin mencoba benda-benda yang dipamerkan. Artinya hampir semua pengetahuan tersebut atau 90% dapat diserap melalui panca indra manusia yang bersangkutan hadir, menyaksikan dan memperhatikan pada suatu pameran berlangsung (Ruslan, 2006: 239).
Efektifnya pameran ialah karena pada sarana komunikasi itu publik dapat menyaksikan peragaan proses benda tertentu, dapat bertanya sepuas hatinya, bahkan untuk mencoba benda-benda tertentu. Pengunjung ataupun konsumen bisa memberikan tanggapan terkait dengan event yang dilaksanakan juga bisa memberikan tanggapan terhadap produk.
Komunikasi model sirkular tercipta dalam event, dimana timbal balik terjadi ketika pertama komunikatornya adalah perusahaan yang mengadakan event dan komunikannya adalah pengunjung ataupun konsumen, selanjutnya konsumen ataupun pengunjung dengan adanya event bisa bertanya dan memberikan tanggapan balik dan dia menjadi komunikator.
Karena efektifnya pameran itulah maka banyak lembaga atau perusahan yang menyelenggarakan pameran dalam rangka upaya mepromosikan produk atau jasanya oleh karena itu pula seorang humas patut menguasai seluk beluk pameran. Event pameran bagi perusahaan berguna untuk memperkenalkan produk-produk untuk mendapatkan dan dengan target pembeli dalam jumlah besar, dan dengan adanya pameran juga membangun kontak baru dalam pasar sasaran dari perusahaan atau organisasi. Event ini merupakan langkah awal bagi sebuah perusahaan atau organisasi untuk memasuki pasar atau daerah baru.
Event organizer harus bisa mengelola dan melaksanakan event dengan maksimal, sehingga pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh konsumen melalui bentuk-bentuk komunikasi yang kreatif dan inovatif tertentu.
Dalam launching event dan pameran biasanya event organizer membuat eventtambahan untuk memeriahkan yang ditujukan untuk masyarakat dan pengunjung atau konsumen yang datang ketika event tersebut dan memberikan daya tarik bagi masyarakat untuk datang. Event tambahan tersebut dikenal dengan sebuatan extra event atau adaevent tambahan didalam event utama. Extra event ini misalnya perlombaan-perlombaan, perlombaan mewarnai, perlombaan fashion, perlombaan menari, perlombaan musik dan lain-lain sesuai dengan konsep yang ditetapkan oleh perusahaan.
